Bei vielen Berlinern stapeln sich Kontoauszüge im Schrank. Beim Frühjahrsputz müssen dann Aktenordner von Kontoauszügen gesichtet und sortiert werden. Doch wie und wo entsorge ich Kontoauszüge korrekt? Weitere Informationen bekommen Sie bei uns.
Kontoauszüge in Berlin entsorgen
Die wichtigste Information gleich zu Beginn: Kontoauszüge gehören nicht in die blaue Tonne! Zumindest, wenn es sich bei den Auszügen um diejenigen Dokumente handelt, die aus dem Kontoauszugsdrucker Ihrer Bank kommen. Diese Geräte verwenden spezielles Papier. Das sogenannte Thermopapier enthält BPA. Dieser Stoff macht es möglich, dass die Dokumente ohne Farbe beschrieben werden können. Die Informationen werden mithilfe von Hitze auf dem Papier gespeichert. Thermopapier ist wegen dieser besonderen chemischen Behandlung jedoch nicht für das Papierrecycling geeignet. Sie sollten die Kontoauszüge daher im Restmüll entsorgen.
Handelt es sich bei den Kontoauszügen um einfache Ausdrucke vom Online-Banking, können Sie diese natürlich mit dem Altpapier entsorgen.
Falls Sie eine große Menge an vertraulichen Dokumenten zu beseitigen haben, bietet sich unser Service zur Aktenvernichtung an. Wir liefern Ihnen dann einen abschließbaren Behälter, in welchem Sie alle vertraulichen Dokumente entsorgen. Im Anschluss kümmern wir uns um eine datenschutzgerechte Entsorgung nach DIN 66399.
Kontoauszüge aufbewahren
Wie lange Sie Aufzeichnungen über Ihre Ausgaben und Einnahmen aufbewahren müssen, hängt von der Art des Kontos ab. Als Faustregel gilt: Privatpersonen sollten ihre Auszüge drei Jahre lang aufheben, Unternehmen und Selbstständige hingegen zehn Jahre lang. (1)
Es gibt jedoch verschiedene Ausnahmen von dieser Regel. Wenn auf den Auszügen bspw. Zahlungen dokumentiert sind, die unter Gewährleistung fallen, besteht entsprechend eine geänderte Aufbewahrungsfrist.
Die Jahresangaben beziehen sich immer auf den Ablauf des Jahres, in welchem der Auszug erstellt wurde: Für einen Kontoauszug, der am 17.4.2018 erstellt wurde, begann die Aufbewahrungsfrist am 1.1.2019. Als Privatperson ist die Pflicht zur Aufbewahrung dieses Belegs in der Regel Anfang 2022 abgelaufen.
Aufbewahrungsfrist für private Kontoauszüge
Die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen ist in verschiedenen Gesetzestexten geregelt. Für Gewerbetreibende legt das Handelsgesetzbuch (HGB) Fristen für verschiedene Dokumententypen fest. Allgemeine Unterlagen, die relevant für die Steuerprüfung sind, unterliegen nach der Abgabenordnung (AO) gesetzlichen Fristen.
Für Privatpersonen gilt im Allgemeinen eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren. So lange müssen Sie Ihre Kontoauszüge für die Feststellung der Steuerpflicht aufbewahren.
Bei einzelnen Dienstleistungen ist der Kontoauszug gleichzeitig der Nachweis für die Gewährleistungspflicht. Deshalb sollten Sie Auszüge, die Zahlungen für Leistungen mit Gewährleistung belegen, bis zum Ende des Gewährleistungszeitraums aufbewahren. Das gilt insbesondere für Handwerkerrechnungen bei einem Neubau: Dort beträgt die Gewährleistungsfrist fünf Jahre. (2) Im Streitfall kann der Kontoauszug als Zahlungsbeleg fungieren.
Für Privatpersonen mit über 500.000 Euro Einkommen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Diese bezieht sich auf alle steuerlich relevanten Unterlagen. (3)
Aufbewahrungsfrist für Gewerbetreibende
Für Unternehmen und Selbstständige beträgt die Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Dokumente, Verträge und Zahlungsbelege in der Regel zehn Jahre. Deshalb beginnt das neue Kalenderjahr bei vielen Unternehmen mit einem “Frühjahrsputz”, bei welchem alle Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, vernichtet werden.
Einer zehnjährigen Frist zur Aufbewahrung unterliegen alle Buchungsbelege, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventarlisten und Lageberichte. Für geschäftliche Korrespondenzen sowie Handelsbriefe gilt in der Regel eine verkürzte Frist von sechs Jahren. (4)
Weitere Details können Sie in unserem Blogbeitrag Aufbewahrungsfristen lesen.
Digitale Kontoauszüge
Viele Banken bieten mittlerweile digitale Auszüge an. Diese werden Ihnen im Online-Banking zur Verfügung gestellt. Durch die Nutzung der digitalen Auszüge sparen Sie Papier. Die digitalen Belege verfügen über eine Signatur, die die Echtheit bestätigt. Damit gelten die digitalen Kontoauszüge sowohl für Privatpersonen als auch Unternehmen als originäre Belege. (5)
Kontoauszüge sicher entsorgen
Auf den Ausdrucken befinden sich viele sensible Informationen. Sehen Sie deshalb davon ab, die Auszüge zu entsorgen, ohne sie zu zerkleinern. Mithilfe der Daten auf einem Kontoauszug können viele Informationen gewonnen werden, die nutzbar sind, um Ihnen zu schaden. Stellen Sie deshalb sicher, dass Unbefugte Ihre Kontoauszüge nicht missbrauchen. Das kostet Sie im schlimmsten Fall viel Geld.
Am besten nutzen Sie einen Aktenvernichter. Diese Geräte zerteilen die Dokumente in viele kleine Schnipsel, sodass die Informationen kaum rekonstruierbar sind. Falls Sie keinen solchen Schredder besitzen, können Sie die Kontoauszüge auch von Hand zerreißen. Wirbeln Sie die Schnipsel zusätzlich durcheinander, um die Rekonstruktion weiterhin zu erschweren. Für große Mengen an Kontoauszügen und anderen vertraulichen Dokumenten können Sie unsere Tonne für die Aktenvernichtung nutzen.
Weitere Fragen
Bei offenen Fragen steht Ihnen unser Serviceteam gern zur Verfügung. Sie erreichen uns auf diesen Kanälen:
- telefonisch: (030) 60 97 20 0 (montags bis freitags in der Zeit von 08:00 bis 18:00 Uhr)
- Für Anfragen nutzen Sie bitte unsere Kontaktseite
- per Fax: (030) 60 97 20 10
Quellen:
(1): https://www.sparkasse.de/geld-leichter-verstehen/k/kontoauszuege-aufbewahren.html
(3): https://www.arag.de/auf-ins-leben/selbststaendigkeit/aufbewahrungsfristen/
(4): https://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist#Sechs_Jahre
Bildnachweise
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