Ob im Büro oder Zuhause – überall stapeln sich Briefe, Belege, Verträge und andere wichtige Dokumente, die keinesfalls sofort nach Erhalt oder bei der nächsten Aufräumaktion entsorgt werden sollten. Denn egal ob in Papierform oder als digitales Dokument: Für sehr viele Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, deren Einhaltung Sie sicherstellen müssen. Zum Ende eines Kalenderjahres laufen jedoch viele Fristen aus und damit stellt sich die Frage, was vernichtet werden darf. Wir zeigen Ihnen daher, welche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen und Unternehmen gelten und welche Unterlagen Sie getrost im neuen Jahr ausmisten können.

Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen, ist gesetzlich geregelt. Das ist vor allem für Unternehmen wichtig. Aber auch Privatpersonen müssen bei manchen Dokumenten die gesetzlichen Regelungen einhalten. Was das genau bedeutet, unterscheidet sich von Dokument zu Dokument. Bei den meisten Unterlagen sind es fünf bis zehn, bei manchen sogar 30 Jahre.

Auffindbar und lesbar bis Ende der Frist

Aufbewahrungsfristen 2019Die Frist beginnt jeweils nach Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem die letzte Eintragung in einem Dokument vorgenommen oder die Bilanz oder der Abschluss aufgestellt oder der Bericht geschrieben wurde. Bei Verträgen beginnt die Frist in der Regel nach Ende der Laufzeit. Das bedeutet: Wurde ein Dokument 2008 zum letzten Mal bearbeitet oder erstellt und gilt hierfür eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, darf man sich ab dem 1. Januar 2019 davon trennen.

Wichtig: Die Unterlagen müssen nicht nur bis Ende der Aufbewahrungsfrist vorhanden, sondern auch lesbar sein. Bei manchen Belegen verblasst die Farbe nach einiger Zeit. Hier ist es sinnvoll, sie direkt nach Erhalt zu kopieren und die Kopie zusammen mit dem Original aufzuheben.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Diese Dokumente dürfen Unternehmen ab 1. Januar 2019 schreddern

Akten Aufbewahrung im UnternehmenUnternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen geordnet und für eine gewisse Zeit aufzuheben. Das gilt für alle Betriebe, die auch gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten unter anderem für Abrechnungsunterlagen, Steuerunterlagen und Dokumente, die die Buchhaltung und das Personalmanagement betreffen. Die Fristen reichen hierfür zwischen fünf und 30 Jahren.

Welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, legt unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB) unter §257 fest. Ähnliche Vorschriften macht die Abgabenordnung unter §147. Weitere gesetzliche Aufbewahrungsfristen finden sich im Sozialrecht, im Arbeitsrecht und im Produkthaftungsrecht. Bevor ein Dokument vernichtet wird, sollten Sie daher besser immer zuvor kontrollieren, ob dies bereits zeitlich erlaubt ist. In der folgenden Übersicht haben wir die häufigsten Dokumente inklusive ihrer Fristen zusammengefasst:

Unternehmen: Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen im Überblick*

 
Dokument Aufbewahrungsfrist Dokumente aus folgendem Jahr können ab dem 1.1. 2019 entsorgt werden
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
5 Jahre 2013
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind,
  • Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents,
  • Mahnvorgänge, Mahnbescheide,
  • Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende),
  • Schriftwechsel (auch innerbetrieblich),
  • Zustellungsquittungen
6 Jahre 2012
  • Abrechnungsunterlagen,
  • Anlagenvermögensbücher- und Karteien,
  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Konzernabschlüsse,
  • Konzernlageberichte,
  • Bankbelege,
  • Buchungsbelege,
  • Geschenknachweise
10 Jahre 2008
  • Strahlenschutz-Anwendungen (im Zusammenhang mit Röntgenaufnahmen),
  • Strahlenschutzbelehrungen,
  • Strahlenschutzgesundheitsakten,
  • Strahlenschutzmessergebnisse
30 Jahre 1988

*Alle Angaben ohne Gewähr.

 

Archivierung AktenIn Ausnahmefällen können sich die Fristen verlängern (beispielsweise, wenn die entsprechenden Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind oder wenn ein Patient um eine Verlängerung seiner Krankenakte bittet). Die Dokumente können in drei verschiedenen Formen aufbewahrt werden:

  1. originale Aufbewahrung: z.B. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
  2. bildliche (analoge) Wiedergabe: z.B. bei Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe
  3. inhaltliche (digitale) Wiedergabe: bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten

Hebt ein Unternehmen Unterlagen nicht lange genug auf, kann das steuerliche Nachteile mit sich bringen. Die Verantwortlichen im Betrieb müssen sich deshalb über die für ihre Branche relevanten Fristen informieren, bevor sie den Schredder anwerfen. Es schadet auch nichts, sich vorher beim Steuerberater beziehungsweise der Steuerabteilung oder Rechtsabteilung abzusichern.

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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Was Privatpersonen ab 1. Januar 2019 schreddern dürfen

private AufbewahrungsfristenAuch Privatpersonen müssen sich bei einigen Dokumenten an gesetzliche Regelungen halten. Wer beispielsweise ein Haus baut, muss die Unterlagen wie Rechnungen dem Umsatzsteuergesetz zufolge mindestens zwei Jahre lang aufheben. Alle Dokumente, mit denen sich der berufliche Werdegang nachvollziehen lässt, etwa Zeugnisse oder Arbeitsverträge, hebt man am besten ein Leben lang auf, mindestens aber bis zur Rente. Geburtsurkunden oder Sterbeurkunden von Angehörigen werden am besten ordentlich abgeheftet und gut aufgehoben. Von ihnen sollte man sich das ganze Leben lang nicht trennen. Bei anderen Unterlagen wie Kaufbelegen ist es vorteilhaft, sie aufzuheben. So können Käufer teilweise noch Jahre nach dem Kauf Gewährleistungsansprüche haben.

Privatpersonen: Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Überblick*

 
Dokument Aufbewahrungsfrist Dokumente aus folgendem Jahr können ab dem 1.1. 2019 entsorgt werden
  • Quittungen und Kassenbons (2 Jahre bzw. für die Dauer der Garantie),
  • Rechnungen für Gartenarbeiten und Handwerkerleistungen
  • Unterlagen im Zusammenhang mit Bauleistungen (Achtung: bei der Errichtung von Bauwerken greift die 5-jährige Aufbewahrungsfrist)
2 Jahre 2016
  • Unterlagen beendeter Mietverträge
3 Jahre 2015
  • Steuerunterlagen (bei Einkünften unter 500.000 Euro)
  • Bankunterlagen
4 Jahre 2014
  • Rechnungen rund um den Hausbau
5 Jahre 2013
  • Kaufbelege von teuren Werkzeugen, Elektro- und Sportgeräten,
  • Kreditunterlagen,
  • Gerichtsurteile
10 Jahre 2008
  • Belege teurer Anschaffungen, die in der Hausratversicherung versichert sind,
  • Zeugnisse,
  • Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und andere Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren,
  • Geburtsurkunde, Familienstammbuch, Sterbeurkunden von Angehörigen
dauerhaft -
  • Versicherungsunterlagen
für die Dauer der Vertragslaufzeit  

*Alle Angaben ohne Gewähr.

 

Auch für Privatpersonen gilt: In Einzelfällen können die Fristen länger sein.

Aktenvernichtung nach DSGVOUnabhängig, ob es sich um Dokumente in privaten Haushalten oder Daten im Unternehmen handelt, müssen Sie die seit 25. Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung (kurz DSGVO) bei der Verarbeitung, Speicherung und Löschung bzw. Vernichtung von personenbezogenen Daten beachten. Haben Sie mittels der oben genannten Informationen festgestellt, dass Sie Unterlagen besitzen, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist zum Jahresende erlischt? Dann lesen Sie auf unserem Blog direkt im Anschluss, was Sie bei der Aktenvernichtung nach DSGVO für Papierakten und digitale Dokumente beachten müssen.

Sie sind auf der Suche nach einem vertrauensvollen, zertifizierten Entsorgungspartner für die Vernichtung Ihrer Datenträger?

Berlin Recycling steht Ihnen für die richtige, datenschutzkonforme Aktenvernichtung in den folgenden Standorten zur Verfügung:

Aktenvernichtung Berlin Aktenvernichtung Hamburg

 

Aktenvernichtung Hannover Aktenvernichtung Köln

 

Aktenvernichtung Leipzig Aktenvernichtung München

 

Wir drücken Ihnen die Daumen, dass Sie sich im neuen Jahr einiger Altlasten durch abgelaufene Fristen entledigen können und wieder Platz für Neues schaffen können. Haben Sie noch Fragen zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder zur Aktenvernichtung nach DSGVO? Dann hinterlassen Sie uns einen Kommentar unter diesem Beitrag. Wenn Sie künftig über aktuelle Neuigkeiten rund um das Abfallmanagement immer direkt informiert werden möchten, dann melden Sie sich für unseren Newsletter, den „Impulsgeber“ an.

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