Meetinraum für nachhaltige Veranstaltungen

Ob Firmenfeier oder Branchenkongress: Sie können große wie kleine Veranstaltungen nachhaltig planen und zu einem green Event machen. Selbst wenn Sie nur in einzelnen Bereichen Müll oder Emissionen einsparen, tun Sie der Umwelt etwas Gutes. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wo Sie ansetzen können, um Ihr Event so nachhaltig wie möglich zu gestalten.

Teilnehmende einer Konferenz verursachen pro Tag 1,89 kg Abfall und mehr als 176 kg CO2-Emissionen. Das zeigt eine Berechnung der Eventagentur MeetGreen, für die die Eventplaner sich 60 Konferenzen in Nordamerika, Europa und Asien in den Jahren 2007 bis 2014 angeschaut haben. Seitdem ist das Bewusstsein für Umweltschutz und Nachhaltigkeit gestiegen – und die Möglichkeiten, Events klimaschonend(er) zu gestalten, sind vielfältiger geworden.

Ein digitales oder hybrides Event organisieren

Nachhaltiges online EventEine der wichtigsten Entscheidungen ist die für die Art des Events: Ist es unbedingt notwendig, dass sich die Teilnehmenden persönlich treffen oder ist ggf. auch ein digitales Event möglich? Ein Großteil der CO2-Emissionen einer Veranstaltung entstehen bei der Anreise der Teilnehmenden – und fallen bei einem Online-Event weg. Bei einer Firmenfeier dürfte das schwierig sein, immerhin geht es hier um das Zusammenkommen (auch wenn digitale Weihnachtsfeiern mitunter sehr lustig sein können). Ein Fachkongress, bei dem sich die Teilnehmenden Vorträge anhören, kann schon eher online stattfinden.

Wenn Sie kein komplett digitales Event veranstalten möchten, ist ein Hybridevent eine Alternative. Hier reist nur ein Teil der Teilnehmenden an, ein Teil schaltet sich von zuhause aus zu. Beachten Sie aber, dass Hybrid-Events oft teurer sind, weil Sie sowohl die Veranstaltungslocation plus Catering buchen als auch den virtuellen Meeting-Raum und die entsprechende Technik bereitstellen müssen. Möglich sind aber auch andere Arten von Mischformen: Sie können zum Beispiel die Teilnehmenden vor Ort einladen, aber einzelne Redner per Video zuschalten. Es gibt auch Tools, um Dolmetscher remote zuzuschalten.

Informationen dazu, wie Sie ein nachhaltiges Meeting organisieren, finden Sie in unserem Blogbeitrag: „Nachhaltige Meeting: Tipps zur Organisation“.

Aktiv etwas für die Umwelt tun

Bei Ihrer nächsten Firmenfeier oder Ihrem Betriebsausflug können Sie auch aktiv etwas für die Natur und den Umweltschutz tun. Machen Sie zum Beispiel bei einer Clean-up-Aktion mit oder pflanzen Sie Bäume. Das hilft nicht nur der Umwelt, sondern auch dem Teamspirit. Bei einem Kongress können Sie Vorträge oder andere Programmpunkte zum Thema Umweltschutz und Nachhaltigkeit in der Branche auf die Agenda setzen.

Location strategisch günstig aussuchen

Augen auf bei der Location-Wahl: Hier können Sie viel falsch, aber auch viel richtig machen. Für ein green Event ist es wichtig, dass der Ort der Feier oder des Kongresses mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist. Das Firmensommerfest an einem idyllischen See fernab der Stadt zu veranstalten, mag auf den ersten Blick eine gute Idee sein. Wenn man aber nur mit dem Fahrzeug dorthin kommt, entstehen eine Menge (vermeidbarer) Emissionen. Außerdem schließen Sie damit unter Umständen Kolleginnen und Kollegen aus, die kein Fahrzeug haben.

Wenn Sie eine nachhaltige Veranstaltung organisieren, bei der die Teilnehmer übernachten, achten Sie darauf, dass auch die Hotels mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder zu Fuß erreichbar sind. Im Idealfall finden Sie ein Kongresszentrum, Restaurant oder Hotel, das selbst auf Nachhaltigkeit achtet und zum Beispiel Wasser spart und Strom aus erneuerbaren Energien nutzt. Wenn Sie für Ihre nachhaltige Veranstaltung eine Location mieten, in der sie selbst kochen, dekorieren und putzen, gehen Sie sparsam mit Wasser um und nutzen Sie umweltverträgliche Reinigungsmittel.

Informationen zum Thema Nachhaltigkeit in der Gastronomie und Hotellerie finden Sie in dem Artikel: „Upcycling-Ideen für Hotels und Gastronomiebetriebe“

Zur umweltfreundlichen Anreise motivieren

Zug bei Wiese für nachhaltige AnreiseMit dem eigenen Auto zu fahren ist für viele Menschen immer noch am bequemsten. Setzen Sie deshalb Anreize, zur Nutzung nachhaltiger Fortbewegungsmittel. So können Sie beispielsweise Fahrgemeinschaften bilden oder Sie beteiligen sich an den Fahrtkosten, wenn Teilnehmer Ihres green Events mit Bus und Bahn anreisen. Auch ein Shuttle-Service vom Bahnhof zur Location kann bei größeren Veranstaltungen sinnvoll sein. Wenn Gäste mit dem Flugzeug anreisen, weisen Sie sie auf die Möglichkeit hin, CO2-arme Flüge auszuwählen. Die Auswahl klimaschonender Flüge ist inzwischen bei Google möglich.

Auch interessant: Unser Blogbeitrag „Nachhaltig reisen: Nützliche Tipps und Infos“

Auch auf soziale Nachhaltigkeit achten

Nachhaltigkeit betrifft nicht nur die Umwelt: Wer nachhaltig tagen oder feiern möchte, sorgt dafür, dass das Event sozialverträglich ist und niemand ausgeschlossen wird. Das bedeutet unter anderem, dass der Veranstaltungsort barrierefrei ist, dass es Möglichkeiten für Eltern gibt, ihre Kinder zu wickeln und für Schwangere sich auszuruhen, und dass die Teilnehmenden gendergerecht angesprochen werden. Und selbst ein Zero Waste Event ist nicht nachhaltig, wenn die Nachbarn die ganze Nacht lang von lauter Musik gestört werden.

Catering nachhaltig gestalten

Ob Firmenfeier, Betriebsausflug oder Branchenkongress: Zu jedem Event gehört Verpflegung. Setzen Sie für ein grünes Event auf einen Caterer, der Lebensmittel aus der Region sowie fair gehandelte und produzierte Produkte verwendet. Sie unterstützen damit meist auch die regionale Wirtschaft. Stellen Sie zudem, wenn möglich, Mehrweggeschirr, -besteck und -kaffeebecher zur Verfügung.

Tipps zur umweltverträglichen Ernährung geben wir Ihnen im Artikel: „Gesunde Ernährung für den Klimaschutz“

Übriggebliebenes Essen spenden

Gespendete Speisen sortierenProfessionelle Caterer können einschätzen, wie viel Essen für eine vorab festgelegte Besucherzahl benötigt wird – es sollten also nicht allzu viele Reste übrigbleiben. Dennoch können Sie die Teilnehmenden nach ihren Vorlieben und Abneigungen befragen, um einem Überschuss an einzelnen Speisen vorzubeugen. Sollte die Vorspeise aus Zutaten bestehen, denen Ihre Kollegen nicht besonders zugewandt sind, lassen sich so Abfälle vermeiden. Sollten wider erwarten größere Mengen an überschüssigen Speisen entstehen, können Sie diese bei verschiedenen sozialen Einrichtungen spenden.

Papierlos tagen

Eintrittskarten, Programmhefte, Werbeflyer: Bei einer Fachveranstaltung kommt so einiges an Papier zusammen. Wenn Sie Unterlagen zum Download anbieten, mit QR-Codes oder vielleicht sogar mit einer Event-App arbeiten, können Sie viel Papier einsparen. Werbung lässt sich unter Umständen auf eine leere Wand projizieren – auf Werbeplakate können Sie dann verzichten. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, Dokumente auszudrucken, verwenden Sie Recycling-Papier und drucken Sie möglichst sparsam. Es gibt auch spezialisierte Druckereien, die umweltverträglich arbeiten.

Energie sparen bei Klima und Technik

Auch bei der Veranstaltungstechnik können Sie Emissionen vermeiden, indem Sie auf energieeffiziente Technik setzen. Versuchen Sie, sparsam zu klimatisieren und zu heizen, und die Raumtemperatur nicht zu hoch bzw. nicht zu niedrig einzustellen.

Nachhaltige Werbeartikel/Geschenke verteilen

Sie kennen es sicher: Wer vor ein paar Jahren eine Messe oder einen Fachkongress besuchte, kam oft mit einer ganzen Tüte voller Kugelschreiber, Schlüsselanhänger und anderer Werbegeschenke zurück – vieles davon aus Plastik oder in Plastik verpackt. Das allermeiste davon dürfte nach kurzer Zeit im Müll gelandet sein. Mittlerweile gibt es Alternativen, die nicht nur nachhaltiger sind, sondern auch nachhaltig Eindruck machen. Kugelschreiber aus Kork, Bleistifte aus Holz oder kleine Tütchen mit Blumensamen können Sie ebenfalls mit Ihrem Logo bedrucken lassen. Das ist womöglich etwas teurer, wird aber mit größerer Wahrscheinlichkeit tatsächlich genutzt – und bleibt den Event-Teilnehmenden eher im Gedächtnis als der 100. Plastikkugelschreiber.

Müll vermeiden und recyceln

Zero wasteEin green Event ist häufig auch ein Zero Waste Event. Kaufen Sie zum Beispiel Dekoration, die Sie auch für die nächste Firmen-Weihnachtsfeier verwenden können – oder holen Sie die Deko vom vorigen Jahr aus dem Schrank. Namensschilder können Sie am Ende der Veranstaltung einsammeln und beim nächsten Mal wieder verwenden. Getränke in Mehrwegflaschen helfen ebenfalls, Müll zu vermeiden. Stellen Sie unterschiedliche Behälter bereit, damit die Teilnehmenden den anfallenden Abfall trennen können.

Ausleihen statt kaufen

Veranstaltungstechnik können Sie oft auch ausleihen, gleiches gilt etwa für Geschirr, Gläser und Dekoration. Damit sparen Sie nicht nur Ressourcen, sondern auch Geld.

Emissionen ausgleichen

Auch ein green Event kommt nicht komplett ohne Emissionen aus. Diese können Sie über spezialisierte Anbieter ausgleichen. In der Regel wird dazu ein festgelegter Betrag pro Person in Klimaschutzprojekte investiert. Der ökologische Fußabdruck Ihres Events lässt sich mit CO2-Rechnern ermitteln. Vielleicht können Sie Ihre Gäste sogar entscheiden lassen, ob Sie – gegen einen Aufpreis – ihre Emissionen ausgleichen wollen.

Mehrkosten im Blick haben

In vielen Bereichen sparen Sie mit einer nachhaltigen Veranstaltung Geld. Teilweise kann es aber auch teurer werden, zum Beispiel beim Catering oder den Werbegeschenken. Achten Sie darauf, dass Ihre Veranstaltung auch ökonomisch nachhaltig ist – übernehmen Sie sich nicht und bestellen Sie nur, was Sie sich auch leisten können. Vielleicht sind die Teilnehmenden bereit, für ein green Event oder regionales Catering etwas mehr zu zahlen. Auch ein Sponsoring kann eine Möglichkeit sein, höhere Kosten aufzufangen.

Checklisten, Leitfäden und Zertifizierungen nutzen

Checkliste abhakenBei der Planung einer grünen Veranstaltung müssen Sie nicht bei null anfangen: Leitfäden und Checklisten bieten Orientierung.

Das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz stellt Informationen für grüne Events bereit:

Leitfaden für die Planung nachhaltiger Veranstaltungen

Checkliste zum Abhaken

CO2-Rechner für Veranstaltungen

Branchenorganisationen bieten teilweise spezifische Informationen, hier lohnt sich eine Online-Suche.

Zudem besteht die Möglichkeit, ein green Event nach der ISO-Norm 20121 für nachhaltiges Eventmanagement zertifizieren zu lassen.

Was halten Sie von green Events? Haben Sie schon einmal eine nachhaltige Veranstaltung besucht oder vielleicht sogar organisiert? Hinterlassen Sie uns einen Kommentar und erzählen Sie uns davon!

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Bildnachweise

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© Essensspenden sortieren: Dietmar Gust / Berliner Tafel e.V.

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